無紙化會議使企業會議更便捷

2019-10-10 14:04:28 gongchengbu 0

伴隨著網絡時代的來臨,信息化技術得到了長足的發展空間,企業會議系統構建中,對于信息技術的應用也十分普及。企業無紙化會議的發展,在很大程度上是為了響應國家信息化發展戰略的執行,有效提升企業會議開展效率的同時,對于降低造紙相關能源消耗量也具有重要的促進作用。與此同時,智能無紙化會議的交互式模式與傳統會議模式相比,各項設備的操作以及管理工作開展也更具便捷性。

企業無紙化會議系統整體功能設計

按照企業無紙化會議室的使用功能可將系統分為兩個部分:

1.會議系統。在該系統中,會議參與者首先需要提出會議申請,然后通過系統上傳會議基本信息、與參會人員信息等內容,申請通過后才能開展會議。 

2.管理中心。會議系統的功能主要在于簽到、資料查看以及資料上傳等,同時對會議初始的固定格式提供相應的文檔模版,對會議內容進行投票表決等。具體流程如下圖:

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企業無紙化會議系統設計的實現分析

1.實現資料傳輸

在進行企業無紙化會議系統設計的實現分析時,采用的是FTP技術實現資料傳輸,主要體現于以下幾方面:(1)完全通過網絡進行數據傳輸,操作更具靈活性;(2)用戶權限管理更加完善,例如 A用戶登陸過后只能進行查看和下載目錄等操作,而權限更多的B 用戶登錄后則可以在此基礎上進行刪除和新建;(3)運用 SSL、SSH2 進行資料傳輸加密,實現數據傳輸安全性提升。 

2.實現會議桌面共享

在企業無紙化會議桌面共享方面,采用的是 UDP 組播技術,即用戶數據匯報協議。通過該技術發送出的信息,無需指定接收IP,信息完整性也無法確保,但此種傳輸方式具有網絡占用資源低的優點,實現桌面共享的同時,對于文件傳輸功能的支持度也很高。除此之外,UDP 組播技術還有一個優點 , 就是用戶可以隨時接入和離開,便于企業會議參與者的無紙化系統操作與運用。

3.實現多會議室管理

據相關研究資料調查表明,現階段市場中售賣的無紙化會議系統對于多個會議室的支持效果并不完善,需要廠家專門的訂制才能進行開發,而部分企業無紙化會議系統生產廠家還需要重復購進硬件設備等,對多會議室管理的實現造成了阻礙。在這一基礎上,無紙化會議設計中將會議資料、信息等內容與不同會議室之間進行一一對應,并通過該原則確保多個會議室同時開會的信息對應無誤, 解決部分會議室多且開會較為頻繁的企業需求。

企業無紙化會議系統的設計,在很大程度上滿足了各個企業內部會議開展的需求條件。同時,在技術選型方面也比較符合企業會議系統的設計要求。在傳統的企業會議開展之前,所有參與會議的人員都需要打印大量的紙質會議資料,用于會議發言。當無紙化會議系統部署使用后,會議參與人員僅需將會議資料上傳至企業無紙化會議系統中,就能夠直接參與會議進行發言,會議成員可以直接通過觀看會議系統中的資料即可,大幅度提升了會議效率,并降低了能源消耗。

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